Hai in mente di pianificare un evento ma non sai da dove cominciare? Hai cercato online una buona agenzia eventi ma sei stato sommerso di nomi e proposte per cui non sai quale scegliere? Se è la prima volta che entri in contatto con questo mondo non devi preoccuparti troppo perché qui troverai dei buoni consigli per affidarti alla migliore agenzia in zona a partire da poche semplici accortezze. Ecco quali sono.
Fai una ricerca online
La prima cosa che ti consigliamo di fare è quella di iniziare con una ricerca online che ti servirà a capire quali sono le realtà più affini all’evento che avevi in mente di organizzare. Questa ricerca sarà utile a prendere dimestichezza con questo mondo che ancora troppe persone stentano, ahinoi, a ritenere un vero e proprio mestiere. In questo modo troverai spunti e informazioni utili a farti un’idea del tipo di organizzazione necessario e a capire le dinamiche, i costi e le figure professionali che dovrai ingaggiare.
Confronta la reputazione
Il controllo online delle agenzie che organizzano eventi ti servirà anche a valutarne la reputazione e l’effettivo livello di professionalità che stai ricercando. Sul web troverai i siti web e i canali social delle agenzie che si occupano anche di promuoversi al meglio e quindi ti consigliamo di investire un po’ del tuo tempo annotando i recapiti di quelle che ti sembrano le realtà più interessanti. Anche la reputazione di un’agenzia di organizzazione eventi è importante perché può avere un risvolto positivo sulla tua attività o sul tuo brand. Quindi non sottovalutare la fase di indagine e selezione di potenziali agenzie, partner e figure professionali.
Una richiesta, tanti preventivi
Adesso sei pronto per inoltrare una richiesta di preventivo alle agenzie che hai selezionato e attendere la risposta. Riceverai costi e opzioni di lavoro molto diverse tra loro proprio perché non esiste un listino standard o un decalogo nazionale sull’organizzazione eventi. Quindi potresti ricevere preventivi molto economici e altri decisamente costosi ma pur sempre spiegati in dettaglio con le varie voci di spesa. Come scegliere a questo punto?
La scelta definitiva
Per la scelta definitiva ti consigliamo di procedere scartando via via le proposte che presentano criticità rispetto alla tua idea di evento o del progetto che avevi in mente. Prima di depennare le proposte, tuttavia, assicurati di aver compreso le condizioni e richiedi chiarimenti valutando anche il modo di porsi dell’agenzia in merito alle tue richieste. Decidi sempre con calma, senza farti prendere dalla fretta o da proposte che tentano di farti concludere frettolosamente l’affare.
Scegli quando hai compreso le condizioni
In conclusione ti ritroverai con uno o due preventivi tra le mani e dovrai decidere a chi affidare l’ingaggio per l’organizzazione del tuo evento. A questo punto ti consigliamo di richiedere un consulto finale con l’agenzia eventi per chiarire le proposte laddove sia necessario e finalizzare l’accordo o l’accettazione. In questo modo avrai la certezza di aver valutato con cura l’agenzia più idonea a te e alle tue esigenze ma il lavoro non finisce qui. Da questo momento comincia la fase organizzativa vera e propria per cui pianifica per bene e gestisci al meglio il tuo tempo in modo da contribuire a pianificare l’evento perfetto.
