Sono ormai sempre più evidenti e chiari i vantaggi di affidarsi ad un servizio di digitalizzazione degli archivi. Tra i vari servizi compresi, infatti, vi sono tantissime altre funzioni utili quali la gestione documentale e la conservazione dei documenti stessi. Ciò significa che si può sfruttare una efficienza eccezionale, a prezzi minori.
D’altronde specialmente nelle grandi città sanno già che la digitalizzazione dei documenti è il futuro: chi si affida ad un servizio che si occupa di digitalizzazione archivi Milano sa che questa è una delle principali città in cui, grazie alla rilevante presenza di aziende private di ogni tipo, nonché imprese legate all’amministrazione pubblica, la digitalizzazione dei documenti ha assunto un ruolo essenziale. È fondamentale, però, affidarsi a degli esperti del settore e saper scegliere al meglio. Vediamo come.
Come scegliere a chi affidare la digitalizzazione degli archivi Milano
Ma come fare per scegliere il giusto servizio di digitalizzazione degli archivi Milano? Entrano in gioco, per forza di cose, tanti fattori, molti dei quali soggettivi. In linea generale l’ideale è affidarsi a un’azienda che sia già affermata e che garantisca una certa professionalità nel lavorare.
A tal proposito, sarebbe utile fare chiarezza sul concetto stesso di archivio. Quando si parla di archivio si fa riferimento ad un complesso di documenti che sono o acquisiti o prodotti da un ente, durante lo svolgimento della propria attività. Si parla, in primis, di enti quali uffici centrali, uffici periferici, uffici statali in generale, nonché istituzioni private.
Un professionista serio sa benissimo che ci sono tre tipologie differenti, in base alle quali l’approccio operativo è nettamente distinto. In primis parliamo di un archivio corrente, che contiene dei documenti utili per disbrigare gli affari correnti; poi possiamo parlare di archivi di deposito, che contiene dei documenti non necessari più al disbrigo di affari correnti ed in fine gli archivi storici, che contengono dei documenti destinati ad una conservazione “permanente”.
Difatti, i documenti, a prescindere dalla tipologia, finiscono per passare da un archivio ad un altro. Proprio durante questa fase, alcuni di essi, in base a delle regole ben precise, vengono scartati. Ogni archivio, infine, al suo interno contiene dei documenti che devono essere collocati secondo una logica ben precisa: è questo un altro punto cruciale che ruota attorno alla scelta del giusto servizio di digitalizzazione archivi a Milano. Qualora questa fase non venisse portata avanti in maniera corretta, allora si andrebbe incontro a delle problematiche non di poco conto.
Cosa dovrebbe fare un buon fornitore di servizi
Un buon fornitore di servizi di digitalizzazione archivi Milano dovrebbe essere in grado di assicurare una serie di funzionalità e caratteristiche di base. Per esempio, in primo luogo deve garantire all’azienda o comunque all’ente di riferimento una maggiore competitività. Le aziende milanesi, d’altronde, sanno benissimo che si tratta di un fattore di crescita non solo personale ma anche legato al fatturato. Arrivando prima degli altri, si può essere più efficienti e competitivi.
Operando una digitalizzazione degli archivi, inoltre, si potrà sfruttare anche un maggior tempo a disposizione (nonché un maggiore spazio). In un locale affittato va tenuto conto che una parte di spazio sarà per forza di cose destinata alla conservazione di documenti. Con questa modalità, digitalizzando il tutto, si può guadagnare molto spazio e utilizzarlo in maniera più fruttuosa.
È inevitabile, inoltre, che le pratiche vengano semplificate e la burocrazia snellita. Con gli strumenti che offre l’informatica e la tecnologia in generale, si possono digitalizzare le pratiche e mantenerle su un server sicuro. Teniamo conto, inoltre, che gli obblighi di legge potranno essere rispettati in maniera ancor più precisa. Ci si può accorgere di cambiamenti e agire in maniera proattiva, rapida ed efficiente. Allo stesso tempo, i controlli risulteranno molto più semplici ed intuitivi.
Quanto tempo occorre per una corretta digitalizzazione
È evidente che le tempistiche, per quanto riguarda la digitalizzazione degli archivi, dipendano strettamente dalla mole di documenti da digitalizzare. Si parla, in tal caso, di certificazione del processo, ovvero un meccanismo volto a garantire sia l’autenticazione legale delle copie prodotte durante il processo di scansione dei documenti, sia le tempistiche minime e massime per il cliente. Al termine della procedura, ricordiamo, viene rilasciato un certificato basato su uno standard simile a quello delle ISO 9001.
