L’organizzazione eventi Milano, così come l’organizzazione degli eventi a Roma o in una qualsiasi altra città del Bel Paese o di altre nazioni, è una operazione che si rivela quasi sempre molto impegnativa. Ma allo stesso tempo è anche uno dei compiti più gratificanti che possano esistere.
Qual è il segreto per realizzare eventi di successo? Sono tanti i fattori da prendere in considerazione in tal senso. Per cui non è possibile dare una risposta secca a questa domanda.
In ogni caso, due elementi chiave sono rappresentati sicuramente da una giusta pianificazione di ciascun aspetto che deve caratterizzare l’avvenimento, e una scelta accurata delle persone a cui affidare una tabella di marcia già ben formulata.
Questo è senz’altro vero per una corretta riuscita di ciascun avvenimento organizzato rivolto al pubblico, al fine di migliorare l’immagine dell’azienda o promuovere nuovi prodotti.
Ma è vero anche per ciascun evento rivolto ad altri soggetti. Possono infatti esserci anche eventi per i soli lavoratori dell’azienda. Oppure eventi tra più aziende, al fine di ampliare la rete dei contatti, condividere informazioni, o stipulare nuovi accordi. Ci possono essere, inoltre, eventi pubblici organizzati dal Comune o altri enti locali, fatti per dare un contributo al proprio territorio.
Di seguito indichiamo alcune delle risorse umane più importanti per una corretta riuscita di un evento di una certa rilevanza.
Responsabile della logistica
Il responsabile della logistica gestisce e controlla il flusso delle merci, e si occupa pertanto delle seguenti mansioni:
- Programmazione di acquisti e consegne assieme agli organizzatori dell’evento.
- Monitoraggio delle possibili richieste inerenti alle merci necessarie per l’evento, tra cui l’eventuale richiesta di nuovi ordini.
- Gestione del magazzino.
- Risoluzione dei problemi riguardanti la consegna delle merci.
- Risoluzione dei problemi inerenti al trasporto delle merci.
- Monitoraggio del lavoro degli addetti alla logistica.
- Relazionarsi costantemente con i responsabili di altre aree lavorative relative all’organizzazione dell’evento.
Segreteria organizzativa
La segreteria organizzativa coordina ogni attività necessaria per la corretta organizzazione dell’avvenimento. E assicura la corretta messa a punto dell’evento in qualsiasi suo aspetto organizzativo.
Tra le altre cose, si occupa della location più adatta all’avvenimento, la scelta del catering, e rappresenta un punto di riferimento per ciascun ospite, dalla fase di invito fino alla chiusura dell’evento.
Marketing manager
Il marketing manager si occupa di ogni aspetto riguardante la comunicazione e il marketing.
Supervisiona ogni attività di marketing, come ad esempio:
- La creazione della campagna pubblicitaria
- L’identificazione degli obiettivi di marketing
- L’analisi dei trend per campagne pubblicitarie su misura
- La coordinazione di social media manager e di altre figure legate al marketing.
Inoltre contribuisce alla selezione dei media con i quali pubblicizzare l’avvenimento.
PR
Il PR cura ogni attività di pubbliche relazioni, allo scopo di costruire e di mantenere una buona immagine dell’azienda verso i media e il pubblico.
Per questo motivo collabora a stretto contatto con il reparto marketing, cercando di mantenere alta l’attenzione verso l’evento e contribuendo alla creazione di materiale promozionale. Inoltre, il PR rilascia comunicati stampa e seleziona il portavoce più appropriato per tali comunicati.
Customer care
Il customer care o servizio clienti è composto da steward e hostess. Si occupano dell’accoglienza degli ospiti, contribuendo a offrirgli un’esperienza positiva dell’evento cercando di venire incontro ad alcune delle loro necessità.
