In questa breve guida vogliamo occuparci degli errori più comuni che si commettono durante l’organizzazione di un evento, che sia esso una festa privata o una celebrazione pubblica. Questi errori possono sembrare marginali o trascurabili ma possono fare la differenza ed essere significativamente influenti per il successo o meno dell’evento. Ecco quindi una lista degli orrori più comuni e qualche consiglio per evitarli.
1. Posso fare tutto da solo
Non bisogna mai porre limiti alle nostre capacità ma è vero anche che, in certe occasioni bisogna essere obiettivi. Se stai organizzando una festa di compleanno a sorpresa è chiaro che puoi fare tutto da solo ma nel caso di un convegno o di una fiera sicuramente ti serve uno staff di persone qualificate per gestire l’intera mole di lavoro. Ecco perché affidare il tutto ad un’agenzia di organizzazione eventi Roma non è sinonimo di incapacità personale ma di saggezza.
2. Dopo l’evento ne parliamo
Gli accordi con staff, fornitori o partner vanno presi prima dell’evento e possibilmente in forma scritta. Non esistono accordi presi a voce destinati a finire bene, soprattutto se di mezzo ci sono interessi economici. Nel caso in cui hai richiesto forniture di cibo, gadget o servizi non puoi discuterne dopo l’evento ma prima perché questi potrebbero mettere in crisi rapporti e relazioni. Dopo l’evento ci sono altre attività a cui dovrai dedicarti per cui assicurati di aver concordato qualsiasi fornitura, partnership o collaborazione in tempi “franchi”.
3. Basta creare l’evento su Facebook
Vuoi organizzare una serata nel tuo locale? Non basterà condividere un evento su Facebook, soprattutto se la tua fanpage non sfiora nemmeno i mille fan e se non hai intenzione di fare un minimo investimento in pubblicità a pagamento. La comunicazione di un evento deve essere messa a punto molto tempo prima della data e deve figurare su tutte le piattaforme in cui sono presenti persone potenzialmente interessate e quindi non solo sui social network.
4. Manca ancora molto tempo alla data
Questo è un errore che si tende a commettere per tutti gli impegni, soprattutto quelli momentaneamente lontani dal nostro presente. Procrastinare è un’attività dannosa sia per la qualità del lavoro che per la nostra psiche perché ci manda in uno stato di ansia, fretta e agitazione per le quali siamo soliti prendere decisioni sbagliate. La fretta, come ben sai, è cattiva consigliera per cui se ti avanza tempo rispetto alla data dell’evento e non hai ancora pianificato nulla…sei già in ritardo!
5. Usiamo quelli dell’anno scorso
Riutilizzare materiale intatto proveniente da eventi precedenti è cosa buona e giusta a patto che non vi siano affisse o riportate date, numero dell’edizione e dati che incoerenti con l’evento in questione. Un esempio? Una competizione sportiva non dovrebbe mai premiare i partecipanti con medaglie e coppe dell’anno precedente. Basta cambiare la targhetta e prestare attenzione a questi dettagli per non fare figuracce. Se però disponi di materiale in buone condizioni, tipo quello elettronico, assicurati che sia funzionante prima e non durante l’evento in corso!
